Neljapäev, 28. jaanuar 2016

Kas tööandja võib töötajate e-kirju lugeda?

Tööandja võib tööalast e-posti kontrollida, kui see on vajalik ja töötajat sellest teavitatakse, kirjutab Andmekaitse Inspektsiooni peadirektor Viljar Peep Äripäevas.

Euroopa Inimõiguste Kohus andis hiljuti õiguse tööandjale, kes luges distsiplinaarasja lahendamiseks töötaja erakirjavahetust.

Ei Eestis ega mujalgi ole töötajal üldist õigust kasutada tööalaseid e-kanaleid erasuhtluseks. Tööandja võib ja peakski kehtestama nende kasutamiseks selged reeglid.

Ettevõtte e-posti aadress on kasutamiseks ainult tööl ja mingit eravestlust ei tohi sinna saata. Näiteks visiitkaardil olgu kirjas nii töö kui isiklik aadress. Isiklikuks aadressiks saab kasutada @eesti.ee aadressit. Õige aadressi saab kontakt alles siis teada kui talle vastatakse, sest @eesti.ee aadress on ümbersuunatav. Kui enda isiklikku aadressi muudetakse, siis ei juhtu asjaajamises midagi. Samas on visiitkaart esinduslik ja ei reklaamita ühtegi teist postiteenust.

Võib juhtuda, et kontakt leitakse ettevõtte lehelt. Kui tööandja nüüd avastab eravestluse, siis tuleks sellele töötaja tähelepanu juhtida aga mitte sellesse vestlusesse süvenema ja andma töötajale võimalus eravestlus viia oma isiklikule aadressile ehk anda kirjutajale teada, et see ei ole mõeldud isiklikuks kirjavahetuseks. Eelkõige peaks töötaja hoolitsema selle eest, et eravestlus tema töö postkasti ei jõuaks. 

Kolmapäev, 13. jaanuar 2016

Ettevõtjate koormus andmete esitamisel tulevikus väheneb

Majandus- ja taristuministri eestvedamisel ja nelja ministri koostöös on algatanud halduskoormuse vähendamise projekti, mis on initsiatiivi käimalükkajate seas saanud nimeks nn nullbürokraatia. Projektil on kaks põhisuunda: esiteks, riigile esitatava aruandlusvajaduse kriitiline ülevaatus (nn D-Day ehk restardipäev) ning, teiseks, ettevõtjate halduskoormuse vähendamine reaalajas masin-masin andmeedastuse kaudu (nn aruandlus 3.0).

Maksu- ja tolliameti peadirektori Marek Helmi sõnul peab ettevõtjal olema võimalus saata majandustegevuse käigus salvestuv info riigile automaatselt: „Samaaegselt vaatame kriitiliselt üle, et küsitavaid andmeid oleks riigile tegelikult tarvis ja ka ettevõtjatele endile kasutamiseks vaja. Ettevõtja kulu andmete edastamisele peab vähenema ja riigil tekkima uusi võimalus anda ettevõtjatele aegsasti tagasisidet majanduses toimuvast,“ selgitas Helm.

„Ettevõtete põhietteheide riigi andmekogumisele on praegu see, et nad tahaksid riigile kõik andmed esitada ühe andmekogumiskanali kaudu ning sellist lahendust toetab statistikaamet väga,“ märkis statistikaameti peadirektor Andres Oopkaup. „Andmete kogumisel tuleb lähtuda andmeesitaja mugavusest, mitte andmeid koguva või tarbiva riigiasutuse mugavusest,“ rõhutas ta. „Loodame, et projekti abil jõuame niikaugele, et andmed kogutakse sellisel kujul nagu need andmeesitaja juures tekivad ning iga riigiasutus paneb kogutu põhjal ise kokku vajaliku andmestiku,“ lisas Oopkaup.
Kaubandus-tööstuskoja peadirektor Mait Palts ütles, et hiljuti nullbürokraatia algatuse raames ettevõtjatelt tagasisidet kogudes oli selgelt näha, et ettevõtjate mõõt on täis saanud ning vajalikud on põhimõttelised muudatused. „Need saavad tulla aga vaid mõtteviisi ja lähenemist muutes. Aruandlus on kohati kujunenud eesmärgiks, mitte enam vahendiks. Lahenduste otsimisel tuleb vaadata raamidest välja ning püüda leida kardinaalselt teist lähenemist,“ märkis Palts.
„Ettevõtjal tekib oma majandustegevuses üksjagu infot ning on selge, et osa sellest vajab ka riik – kas see võiks muutuda kättesaadavaks nii, et me ei pea rääkima seejuures aruandest A ja deklaratsioonist B vaid lihtsalt andmete automaatsest liikumisest? Ja loomulikult tuleks lähtuda sellest, et ettevõtjalt on võimalik saada vaid infot, mis tal on olemas ja mida ta ei pea hakkama ise spetsiaalselt koguma või enne esitamist töötlema. Ka sõnad nagu aegrida või ajalooline definitsioon ei peaks olema pühad. Ettevõtjail on algatatud projekti osas kõrgendatud ootused ja loodame, et kõik osapooled annavad endast maksimumi,“ ütles Palts.
Projekti esimese sammuna vaadatakse koos üle osa MTA-le ja statistikaametile edastatav info ning lepitakse kokku andmete optimaalne maht, mida on riigil kvaliteetse avaliku teenuse pakkumiseks vaja. Paralleelselt luuakse võimalus turvaliselt edastada andmeid ettevõtete kasutuses oleva majandustarkvara kaudu. Neile ettevõtjatele, kes ei kasuta raamatupidamiseks tarkvaralahedusi, jääb võimalus esitada andmeid ekraanivormi täites. Projekti esimese etapi õnnestumise järel on kavas laiendada andmete automatiseerimist ka sinna, kus toimub andmete kogumine siiani käsitsi. 

Aruandluse vähendamise ja projekti juhtrühma juhib MTA peadirektor Marek Helm. Juhtrühma kuuluvad MTA peadirektori asetäitja Egon Veermäe, statistikaameti peadirektor Andres Oopkaup ja peadirektori asetäitja Tuulikki Sillajõe, majandus- ja kommunikatsiooniministeeriumi asekantsler Taavi Kotka, rahandusministeeriumi asekantsler Dmitri Jegorov ja osakonnajuhataja Kurmet Ojamaa, rahandusministeeriumi infotehnoloogiakeskuse osakonnajuhataja Meelis Riimaa, tööandjate keskliidu juhataja Toomas Tamsar, kaubandus-tööstuskoja peadirektor Mait Palts, raamatupidajate kogu juhatuse esimees Margus Tammeraja ning suuremate majandustarkvaratootjate esindajana Excellent Business Solutions Eesti AS äri arendusjuht Tõnu Schilf.



Allikas: Maksu- ja Tolliamet
Vaata ka: Kristen Michali kõne ”Riigi äriplaan 2016” Äripäeva konverentsil ja Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium: Nullbürokraatia

Neljapäev, 7. jaanuar 2016

E-arveldamine peab olema väikeettevõtja jaoks tasuta

Eesti Kaubandus-Tööstuskoda esitas 2015. aasta lõpus Rahandusministeeriumile arvamuse raamatupidamise seaduse muudatuste kohta, mis puudutavad e-arvete kasutuselevõttu.  

Leiame, et võimalus koostada ja edastada väikeses mahus e-arveid, peaks ettevõtetel olema tasuta kogu aeg, ka pärast nö prooviperioodi lõppu, mis võimaldaks seadusest tuleneva kohustuse täitmist ülemääraste kuludeta.

Vajalikuks peame ka rõhutada, et üleminek e-arvetele peab ettevõtjate jaoks olema sujuv ning tagatud olema tehniliste protsesside tõrgeteta toimimine. Selleks tuleb tagada ettevõtjatele vajalik tugi nii eelnevate koolituste kui operatiivse abi näol e-arvete kasutusele võtmisel kas telefoni või interneti teel. Ühtlasi peavad vajalikud IT-lahendused olema hästitoimivad ja tõepoolest ettevõtete ja riigiasutuste omavahelist arveldamist lihtsustama. Seetõttu tuleb earvete edastamine riigiasutustele teha võimalikult hõlpsaks, viies enne e-arvete edastamise ja vastuvõtmise kohustuse jõustumist läbi vajalikke teste, et tagada süsteemide korrasolek ja kasutajasõbralikkus. 

Eelnevaga seonduvalt peame vajalikuks juhtida tähelepanu ka ettevõtjatele seadusest tulenevale kohustusele, mis näeb ette, et raamatupidamise algdokumente tuleb säilitada seitse aastat alates majandusaasta lõpust, mil majandustehing algdokumendi alusel raamatupidamisregistris kirjendati. E-arvetele üleminekul peab selle nõude täitmine olema võimalik ka kõigis e-arve operaatorite keskkonnas. See tähendab, et kõik operaatorid peavad olema valmis tagama ja vajadusel võtma täiendavaid meetmeid, et ettevõtete raamatupidamisdokumendid säiliksid nende süsteemis vähemalt seitse aastat.

Järgnevalt juhime tähelepanu mõningatele tehnilistele küsimustele Eelnõus. Eelnõu § 6 lg 5 p 1 näeb ette: „Kirjend peab sisaldama vähemalt järgmisi andmeid: 1) kirjendi järjekorranumber; …“. Siinjuures soovime välja tuua, et kuna praktikas ei kasuta paljud ITsüsteemid loetlemiseks vaid numbreid, aga ka tähemärke, peaks meie hinnangul viidatud sätet täpsustama nii, et Eelnõu § 6 lg 5 p-s 1 toodud kirjendi järjekorranumber võib lisaks numbritele sisaldada ka eesti tähestiku tähti või ettevõtte poolt kasutatavaid identifitseerimistunnuseid. Eelnõu § 6 lg-st 5 jäetakse kirjendi kohustusliku osana välja kirjendi kuupäev, põhjendades, et kuna kirjend on lahutamatult seotud algdokumendiga, on piisav kui majandustehingu aeg on olemas viidatud algdokumendis. Ehkki raamatupidamiskohustuslasel on võimalik kirjendis kajastada ka viidatud lõikes nimetamata andmeid, võib kirjendi kuupäeva väljajätmine kirjendi kohustusliku elemendina takistada seaduse § 16 lg 6 nõuete täitmist, st ei võimalda kajastada ühel perioodil tekkinud kulusid mingil teisel (vastavate tulude tekkimise) perioodil. Seetõttu leiame, et kirjendi kuupäev peaks kirjendi elemendina säilima selle kohustusliku osana.

Raamatupidamiskohustuslased peavad alates 2017. aasta 1. jaanuarist esitama riigile üksnes e-arveid ning juba 2016. aasta 1. juunist ei või avalik sektor keelduda talle esitatud e-arvete vastuvõtmisest. 

Allikas: Eesti Kaubandus-Tööstuskoda

Kolmapäev, 6. jaanuar 2016

Muudatused eesti.ee teavituste kasutustingimustes

Riigiportaali eesti.ee kasutajatingimustes on kirjas:
“Riigi- ja omavalitsusasutused ning teised avalike ülesannete täitjad saavad saata minu e-posti aadressile isikukood@eesti.ee või registrikood@eesti.ee minu või minu ettevõtetega seotud dokumente ja teavitusi. Oma @eesti.ee aadressi suunamisega annan nõusoleku dokumentide elektrooniliseks kättetoimetamiseks, kui nõusolek on seaduse kohaselt vajalik.
Oma mobiiltelefoni numbri salvestamisega nõustun, et riigi- ja omavalitsusasutused ning teised avalike ülesannete täitjad võivad saata mulle minu või minu ettevõtetega seotud teavitusi SMS-sõnumina.”
“Seadus” tähendab antud kontekstis Haldusmenetluse seadust, mille §27 “Elektrooniline kättetoimetamine” lõige 2 ütleb järgmist:
(2) Dokument toimetatakse isikule elektrooniliselt kätte, kui isik on sellega nõus.
Praegune süsteem on loodud sedasi, et e-mail sisaldab vaid teavitust. Teavitus informeerib inimest, et talle mõeldud e-dokument on saabunud – ei enamat. Dokumendi enda lugemiseks tuleb inimesel ikkagi eesti.ee portaali sisse logida, liikuda alamjaotisse “Minu dokumendid” ning alles seal dokumenti avades tekib saatja jaoks väljastusteade. Siin on suur sarnasus tähitud kirja väljastusteatega, mis tekib alles postkontoris kirja kätte saades, mitte aga hetkel mil postiljonitädi teavituslehe postkasti pistab.
Allikas: RIA blogi