Tööandja peab sinu nimega e-posti aadressi pärast töösuhte lõppu sulgema

Nimeline töömeil on paljude kontoritöötajate jaoks hädavajalik tööriist, kuid samuti tasub teada, et pärast töösuhte lõppemist tuleb firmal nimeline meilikonto kindlasti sulgeda.

Andmekaitse inspektsiooni avalike suhete nõunik Maire Iro ütles Geeniusele, et üsna sageli soovivad tööandjad peale töötaja lahkumist tema tööalaseks suhtluseks loodud e-postiaadressi kasutusse jätta.

Peamise põhjendusena tuuakse välja, et ettevõtte kliendid ja koostööpartnerid võivad ka edaspidi kirjutada varasemal kontaktmeiliaadressil ning nende kirjad ei jõuaks sel juhul ettevõttesse kohale.

Pärast töösuhte lõppu ei ole aga tööandjal ilma töötaja nõusolekuta enam õigust tema e-postkasti avatuna hoida ning see tuleb töösuhte lõppemisel kohe sulgeda.

“Kui endine töötaja avastab, et tema nimeline e-postiaadress on ettevõttes jätkuvalt kasutusel, on tal loomulikult õigus nõuda, et see suletaks,” sõnas Iro.

“Ei ole ju töötajal endal peale töösuhte lõppu enam sellele meiliaadressile ligipääsu ning tal puudub kontroll selle üle, ega tema nime alt kirju välja ei saadeta,” lausus ta. “Samuti ei saa kunagi välistada, et endise töötaja e-postiaadressile saadetakse isikliku sisuga kirju, mis ei ole mõeldud tööandjale ega kolleegidele lugemiseks.”

Asi on lubatud vaid erandjuhtudel.Edasi loe Geeniuse artiklist.

Kas tööandja võib töötaja nimelise e-postiaadressi pärast töösuhte lõppu avatuks jätta?, Andmekaitse Inspektsioon, 12.07.2016

Kas tööandja võib töötajate e-kirju lugeda?

Tööandja võib tööalast e-posti kontrollida, kui see on vajalik ja töötajat sellest teavitatakse, kirjutab Andmekaitse Inspektsiooni peadirektor Viljar Peep Äripäevas.

Euroopa Inimõiguste Kohus andis hiljuti õiguse tööandjale, kes luges distsiplinaarasja lahendamiseks töötaja erakirjavahetust.

Ei Eestis ega mujalgi ole töötajal üldist õigust kasutada tööalaseid e-kanaleid erasuhtluseks. Tööandja võib ja peakski kehtestama nende kasutamiseks selged reeglid.

Ettevõtte e-posti aadress on kasutamiseks ainult tööl ja mingit eravestlust ei tohi sinna saata. Näiteks visiitkaardil olgu kirjas nii töö kui isiklik aadress. Isiklikuks aadressiks saab kasutada @eesti.ee aadressit. Õige aadressi saab kontakt alles siis teada kui talle vastatakse, sest @eesti.ee aadress on ümbersuunatav. Kui enda isiklikku aadressi muudetakse, siis ei juhtu asjaajamises midagi. Samas on visiitkaart esinduslik ja ei reklaamita ühtegi teist postiteenust.

Võib juhtuda, et kontakt leitakse ettevõtte lehelt. Kui tööandja nüüd avastab eravestluse, siis tuleks sellele töötaja tähelepanu juhtida aga mitte sellesse vestlusesse süvenema ja andma töötajale võimalus eravestlus viia oma isiklikule aadressile ehk anda kirjutajale teada, et see ei ole mõeldud isiklikuks kirjavahetuseks. Eelkõige peaks töötaja hoolitsema selle eest, et eravestlus tema töö postkasti ei jõuaks. 

E-arveldamine peab olema väikeettevõtja jaoks tasuta

Eesti Kaubandus-Tööstuskoda esitas 2015. aasta lõpus Rahandusministeeriumile arvamuse raamatupidamise seaduse muudatuste kohta, mis puudutavad e-arvete kasutuselevõttu.  

Leiame, et võimalus koostada ja edastada väikeses mahus e-arveid, peaks ettevõtetel olema tasuta kogu aeg, ka pärast nö prooviperioodi lõppu, mis võimaldaks seadusest tuleneva kohustuse täitmist ülemääraste kuludeta.

Vajalikuks peame ka rõhutada, et üleminek e-arvetele peab ettevõtjate jaoks olema sujuv ning tagatud olema tehniliste protsesside tõrgeteta toimimine. Selleks tuleb tagada ettevõtjatele vajalik tugi nii eelnevate koolituste kui operatiivse abi näol e-arvete kasutusele võtmisel kas telefoni või interneti teel. Ühtlasi peavad vajalikud IT-lahendused olema hästitoimivad ja tõepoolest ettevõtete ja riigiasutuste omavahelist arveldamist lihtsustama. Seetõttu tuleb earvete edastamine riigiasutustele teha võimalikult hõlpsaks, viies enne e-arvete edastamise ja vastuvõtmise kohustuse jõustumist läbi vajalikke teste, et tagada süsteemide korrasolek ja kasutajasõbralikkus. 

Eelnevaga seonduvalt peame vajalikuks juhtida tähelepanu ka ettevõtjatele seadusest tulenevale kohustusele, mis näeb ette, et raamatupidamise algdokumente tuleb säilitada seitse aastat alates majandusaasta lõpust, mil majandustehing algdokumendi alusel raamatupidamisregistris kirjendati. E-arvetele üleminekul peab selle nõude täitmine olema võimalik ka kõigis e-arve operaatorite keskkonnas. See tähendab, et kõik operaatorid peavad olema valmis tagama ja vajadusel võtma täiendavaid meetmeid, et ettevõtete raamatupidamisdokumendid säiliksid nende süsteemis vähemalt seitse aastat.

Järgnevalt juhime tähelepanu mõningatele tehnilistele küsimustele Eelnõus. Eelnõu § 6 lg 5 p 1 näeb ette: „Kirjend peab sisaldama vähemalt järgmisi andmeid: 1) kirjendi järjekorranumber; …“. Siinjuures soovime välja tuua, et kuna praktikas ei kasuta paljud ITsüsteemid loetlemiseks vaid numbreid, aga ka tähemärke, peaks meie hinnangul viidatud sätet täpsustama nii, et Eelnõu § 6 lg 5 p-s 1 toodud kirjendi järjekorranumber võib lisaks numbritele sisaldada ka eesti tähestiku tähti või ettevõtte poolt kasutatavaid identifitseerimistunnuseid. Eelnõu § 6 lg-st 5 jäetakse kirjendi kohustusliku osana välja kirjendi kuupäev, põhjendades, et kuna kirjend on lahutamatult seotud algdokumendiga, on piisav kui majandustehingu aeg on olemas viidatud algdokumendis. Ehkki raamatupidamiskohustuslasel on võimalik kirjendis kajastada ka viidatud lõikes nimetamata andmeid, võib kirjendi kuupäeva väljajätmine kirjendi kohustusliku elemendina takistada seaduse § 16 lg 6 nõuete täitmist, st ei võimalda kajastada ühel perioodil tekkinud kulusid mingil teisel (vastavate tulude tekkimise) perioodil. Seetõttu leiame, et kirjendi kuupäev peaks kirjendi elemendina säilima selle kohustusliku osana.

Raamatupidamiskohustuslased peavad alates 2017. aasta 1. jaanuarist esitama riigile üksnes e-arveid ning juba 2016. aasta 1. juunist ei või avalik sektor keelduda talle esitatud e-arvete vastuvõtmisest. 

Allikas: Eesti Kaubandus-Tööstuskoda